Zmiana wspólnika w spółce - jak to wygląda?

Pisaliśmy już o przystąpieniu do spółki nowego wspólnika obok dotychczasowych, teraz skupimy się głównie na sytuacji, gdy jeden ze wspólników odchodzi, a na jego miejsce pojawia się nowy. We wcześniejszych wpisach umieściliśmy wzór umowy sprzedaży udziałów. Niniejszy wpis będzie pewnego rodzaju omówieniem do poprzedniego. Jest niewątpliwe, że w działalności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zdarza się, że ktoś chce z niej odejść lub dotychczasowy wspólnik przestaje nim być. Generalnie zmiana wspólnika w spółce kapitałowej nie jest trudna, co jest zaletą tej formy prawnej w stosunku do spółki cywilnej. W niniejszym wpisie odniesiemy się głównie do zmiany wspólnika poprzez sprzedaż udziałów.

Najczęstsze przyczyny zmiany wspólników w spółce.

W praktyce powszechnie występują następujące przypadki skutkujące zmianą wspólnika:
a) sprzedaż udziałów,
b) darowizna,
c) podwyższenie kapitału zakładowego poprzez utworzenie nowych udziałów,
d) dziedziczenie – na miejsce wspólnika wchodzi jego spadkobierca.

Poniżej zajmiemy się tym pierwszym przypadkiem, postaramy się wskazać co powinna zawierać umowa sprzedaży udziałów, żeby zabezpieczyć nabywcę.

Forma umowy zbycia udziałów.

Umowa sprzedaży udziałów powinna być zawarta w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, w innym przypadku jest nieważna. Dokument umowy obejmuje podpisy stron oraz podpis notariusza, który tym samym stwierdza, że w jego obecności złożyły podpisy określone osoby. Umowa wywiera już skutek w momencie podpisania, a wpis w KRS pełni funkcję tylko informacyjną.
Sprzedaż udziałów może zostać dokonana bez udziału notariusza poprzez system S24. Dotyczy to jednak tylko spółek założonych w ten sposób. Nabywca w takim przypadku musi mieć profil epuap lub podpis kwalifikowany. Taka umowa jest czystym wzorcem, który nie pozwala na umieszczenie w nim postanowień zabezpieczających interesy stron.

Umowa darowizny udziałów najlepiej, gdy jest zawarta w formie aktu notarialnego, gdyż wtedy unika się wątpliwości związanych z tym czy przepisy kodeksu spółek handlowych zmieniają ogólną regułę, że darowizna niewykonana wymaga dla swojej ważności formy aktu notarialnego.

Sprawdź czy zbywane udziały przysługują sprzedawcy oraz czy wolne są od obciążeń.

Jak wcześniej wspomnieliśmy, umowa zbycia udziałów z podpisami notarialnie poświadczonymi, wywołuje skutek przed wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego, zatem może okazać się, że w KRS figuruje osoba, której one już nie przysługują.

Gdy nabywamy udziały od spadkobiercy, czy od osoby, która wcześniej kupiła je od wspólnika, naciskajmy na to, żeby zbywca został przed transakcją wpisany do KRS, będzie to miało wpływ na ochronę naszej „dobre wiary”, co jest istotne przy ocenie skutków nabycia prawa od osoby nieuprawnionej.

Zadbajmy o to, żeby zbywca złożył w umowie oświadczenie o tym, że udziały nie są przedmiotem egzekucji, nie toczy się w stosunku do nich żadne postępowanie, ani nie ma podstaw do jego wszczęcia. Sprzedający powinien również zapewnić, że nie jest zobowiązany do przeniesienia udziałów na podstawie wcześniej zawartych umów, jak również nie istnieją podstawy do ich umorzenia.

Sprawdź czy nie istnieją ograniczenia w zbywalności udziałów.

Nabywając udziały zażądajmy przedstawienia umowy spółki, gdyż może tam być przewidziane, że w przypadku zbycia udziałów pozostałym wspólnikom przysługuje prawo pierwokupu, lub zbycie udziałów wymaga zgody zarządu bądź zgromadzenia wspólników.

Jeżeli zbywca pozostaje lub pozostał w związku małżeńskim, zażądajmy oświadczenia od jego współmałżonka, że wyraża zgodę na zbycie udziałów. Najlepiej, gdy oświadczenie takie złożone jest w formie wymaganej do zbycia udziałów. Należy pamiętać, że nawet jeśli w KRS figuruje tylko jeden z małżonków, to udziały i tak mogą wchodzić do ich majątku wspólnego.

Zbadaj stan prawny i finansowy spółki.

Kwestia powyższa wydaje się oczywistością, nikt nie nabywałby udziałów w przedsiębiorstwie bez przyszłości. Najlepiej byłoby, gdyby księgi handlowe zostały zweryfikowane przez biegłego rewidenta, ale taka usługa wiąże się z koniecznością poniesienia określonych kosztów. Gdy nas na to nie stać, przejrzyjmy sprawozdanie finansowe i rozpytajmy o sposób jej funkcjonowania. Może okazać się, że spółka de facto jest nierentowna, gdyż istnieją ukryte koszt w postaci nieodpłatnej pracy świadczonej przez wspólnika – zbywcę. Przykładowo tak będzie, gdy nabywamy udziały w spółce świadczącej usługi informatyczne, której wspólnik, będący często w zarządzie, wykonuje prace istotne dla jej żywotności, a nie pobiera za to wynagrodzenia. Jeśli sami nie jesteśmy informatykami to zatrudniając takiego możemy ponieść koszty, które przekroczą spodziewane zyski.

Jak wcześniej wspomnieliśmy, przed zakupem spółki należy zweryfikować dokładnie jej umowę. Zdarzyć się może, że są w niej przewidziane specjalne uprawnienia dla określonych osób np. istnieją udziały uprzywilejowane co do dywidendy lub prawa głosu. Niebezpieczną sytuacją jest również wymóg jednomyślności wspólników, który może sparaliżować najlepiej funkcjonującą spółkę. Warto zwrócić uwagę czy z naszymi udziałami nie są związane jakieś nadzwyczajne obowiązki na rzecz spółki, które zostały przewidziane w umowie. Istotna jest także kwestia podwyższenia kapitału zakładowego, gdyż przy niekorzystnych zapisach po pewnym czasie może okazać się, że w wyniku takiego działania będzie przykładowo przysługiwało nam nie 20%, lecz 10% w kapitale zakładowym. Uwagi wymaga także sposób powoływania zarządu, z uwzględnieniem czy zbytnio nie faworyzuje innych osób, lub umożliwia sytuację, w której spółka będzie funkcjonować bez tego organu. Członek zarządu, którego trudno odwołać może na różne sposoby wyprowadzać zyski w spółce, a niemożność powołania zarządu, może doprowadzić do jej bankructwa.

Zweryfikować należałoby również umowy, które podpisała spółka. Istotne jest czy nie jest zobowiązana na podstawie ich do zapłaty kar umownych lub odszkodowania za niewłaściwe wykonanie zobowiązań. Niekiedy w umowie przewidziano określone działania, których koszt wykonania wymaga o wiele większych nakładów niż zakładano przy jej podpisywaniu.

Sprawdź czy zbywca jest osobą za którą się podaje.

Problem ten nie występuje w sytuacji, gdy zbywamy udziały w formie z podpisem notarialnie poświadczonym lub w akcie notarialnym. Wtedy tożsamość stron umowy zostanie zweryfikowana przez notariusza. Jednakże przy sprzedaży S24 może zdarzyć się, iż jakaś osoba dysponuje dostępem do systemu i telefonem kogoś innego. Istnieje w tym przypadku ryzyko, że zbycie udziałów jest dokonywane bez zgody zbywcy. Zawierajmy takie umowy tylko przy obecności drugiej strony, raczej nie zdalnie i poprośmy o okazanie dowodu, gdy nie znamy zbywcy osobiście.

Zadbaj o to, żeby wpisać siebie jak najszybciej do KRS.

Gdy nabyliśmy udziały zawiadommy o tym jak najszybciej spółkę (tj. zarząd) i zadbajmy o jak najszybszy wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, gdyż w przeciwnym razie może okazać się, że zbywca udziałów figurujący w KRS sprzedał je ponownie, tyko, że innej osobie, która mogła być w dobrej wierze.

Gdy zwlekamy z zawiadomieniem spółki o nabyciu udziałów może okazać się, że w międzyczasie przeprowadzono jakieś zgromadzenie wspólników, o którym nie zostaliśmy zawiadomieni, a zapadłby tam istotne rozstrzygnięcia np. uchwała co do podziału zysku, odwołania lub wyboru członków zarządu, wyrażenie zgody na zbycie przez spółkę nieruchomości lub podjęcie uchwały o zmianie przedmiotu działalności.

Złóż PCC-3 i opłać podatek.

Nabywca udziałów powinien pamiętać o tym, żeby w terminie 14 dni od zawarcia umowy sprzedaży, złożyć deklarację dotyczącą podatku od czynności cywilnoprawnych. Uchybienie temu terminowi może skutkować odpowiedzialnością za wykroczenie skarbowe. Gdy termin ten nie został zachowany to należy złożyć deklarację wraz z tzw. „czynnym żalem”. Oczywiście trzeba także opłacić podatek.