Co warto wiedzieć o zarządzie w spółce z o.o.?

Co robi zarząd spółki z o.o.?

Zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością reprezentuje ją na zewnątrz np. zawiera umowy z kontrahentami, umowy o pracę itp. oraz prowadzi jej sprawy. Członkowie zarządu również odpowiadają za prowadzenie rachunkowości, sporządzanie sprawozdań finansowych, składanie wniosków do KRS itp. Domniemuje się kompetencje zarządu, jeśli przepisy prawa nie przewidują, że dana czynność podejmowana jest przez inny organ.

Kiedy trzeba powołać członków zarządu?

Członków zarządu należy powołać jak najszybciej, najczęściej pierwszy zarząd powołany jest już w samej umowie spółki. Wniosek o rejestrację spółki musi być podpisany przez wszystkich członków zarządu, jeśli natomiast jest składany przez pełnomocnika, to wszyscy członkowie zarządu muszą podpisać dokument pełnomocnictwa.

W przypadku sp. z o.o. w organizacji do chwili powołania członków zarządu, jest ona reprezentowana przez pełnomocnika powołanego jednomyślną uchwałą wspólników.

Ilu członków musi mieć zarząd spółki z o.o.? Czy mogą być nimi wspólnicy?

Przepisy kodeksu spółek handlowych nie narzucają liczby członków zarządu, może zostać ona określona umową spółki. Zawsze musi być co najmniej 1 osoba. Dla bezpieczeństwa lepiej nie określać na sztywno liczby członków zarządu, gdyż ewentualny brak jeden osoby, mógłby paraliżować funkcjonowanie organu, lepiej przyjąć rozwiązanie, że zarząd składa się np. od 1 do 5 członków.

Członkami zarządu mogą być wspólnicy spółki, jak również osoby trzecie, aby tylko posiadały pełną zdolność do czynności prawnych. Przepisy prawa wykluczają pewne grupy osób skazane za przestępstwa określone w art. 587-5872, art. 590 i art. 591 kodeksy spółek handlowych oraz art. 228-231 i rozdziałach XXXIII-XXXVII kodeksu karnego np. oszustwo, kradzież, przywłaszczenie, podrobienie podpisu, dokumentu, posługiwanie się podrobionym dokumentem.

Jak powołać i odwołać członka zarządu?

Jeżeli zapisy umowy spółki nie stanowią inaczej członków zarządu powołuje i odwołuje zgromadzenie wspólników spółki bezwzględną większością głosów w głosowaniu tajnym. Kompetencje takie przysługują zarówno zwyczajnemu, jak i nadzwyczajnemu zgromadzeniu wspólników, bez względu na to, czy zostało formalnie zwołane czy też odbywa się bez formalnego zwołania przy obecności całego kapitału zakładowego, jeśli nikt nie wnosi sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia i spraw umieszczonych w porządku obrad.

Członek zarządu może zostać odwołany w każdym czasie. Jeśli wykonywał swoją funkcję np. na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, to konieczne będzie jej oddzielne wypowiedzenie, a pracownikowi będą przysługiwały wszelkie roszczenia wynikające z tego tytułu.

Wzór uchwały o powołaniu do zarządu

Uchwała nr 1/2023

Zgromadzenia Wspólników Spółki ABCDEF Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie

z dnia 21 kwietnia 2021 r. 

Zgromadzenie Wspólników Spółki ABCDEF Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod nr 00000000, NIP 0000000000, kapitał zakładowy 100 000 zł,  niniejszym powołuje do zarządu spółki pana Jana Kowalskiego (PESEL ...................................) i powierza mu funkcję prezesa zarządu z dniem podjęcia niniejszej uchwały. 

Jak złożyć rezygnację?

Członek zarządu może złożyć rezygnację na ręce innego członka zarządu. Najlepiej, jeśli ma ona formę pisemną i został potwierdzony pisemnie  jej odbiór. Jedyny członek zarządu składa rezygnację wspólnikom zwołując jednocześnie zgromadzenie wspólników. Oświadczenie o rezygnacji dołącza się do zaproszenia na zgromadzenie. Skutek rezygnacji następuje po dniu, na który zwołano to zgromadzenie, bez względu na to czy został powołany nowy członek zarządu.

Skuteczność rezygnacji nie zależy od przyjęcia jej przez spółkę, może zostać złożona w każdym czasie. Jednak w sytuacji, gdy członek zarządu pełni swoją funkcję odpłatnie, złożenie rezygnacji bez ważnego powodu naraża go na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki.

Wzór rezygnacji z funkcji członka zarządu

Warszawa, dnia 21 kwietnia 2023 r. 

Jan Kowalski

ul. Kwiatowa nr 566675456/5666

00-001 Warszawa

Zarząd Spółki

ZXCVB Sp. z o.o.

ul. Malwowa 54676/44555

00-002 Warszawa

OŚWIADCZENIE O REZYGNACJI

Ja, niżej podpisany niniejszym składam rezygnację z funkcji członka zarządu w spółce ZXCVB Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, zarejetrowana w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy KRS, pod nr 00000000, NIP 0000000, kapitał zakładowy 2 000 000 zł. 

Jan Kowalski

(podpis własnoręczny)

Jak ustanowić wynagrodzenie członka zarządu?

Tryb procedowania zależy od tego na podstawie jakiego stosunku będzie ono przysługiwało. W przypadku, gdy członek zarządu otrzyma wynagrodzenie na podstawie powołania, konieczne jest podjęcie uchwały zgromadzenia wspólników, w której zostaną określone zasady jego wypłaty, w tym wysokość.

W przypadku umowy (np. o pracę, zlecenia, o dzieło) konieczny jest inny tryb postępowania. Zgromadzenie wspólników powinno podjąć uchwałę o wyrażeniu zgody na zawarcie określonej umowy z członkiem zarządu, a następnie ustanowić uchwałą pełnomocnika, który zawrze taką umowę w imieniu spółki.

Wynagrodzenie członka zarządu na podstawie powołania stanowi koszt spółki w tym okresie, w którym zostało wypłacone. Opodatkowane jest na zasadach ogólnych (skala), przysługuje kwota wolna od podatku, obciążone składką zdrowotną w wysokości 9%, natomiast nie podlega innym składkom ZUS.

Jaką odpowiedzialność ponosi członek zarządu za zobowiązania spółki?

Odpowiedzialność członka zarządu może wchodzić w grę jedynie wtedy, gdy egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna.

Jeśli członek zarządu dochowa odpowiednich aktów staranności, wymaganych przez przepisy prawa, to nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania spółki. W sytuacji, gdy spółka stała się niewypłacalna, musi w terminie 30 dni od dnia powstania stanu niewypłacalności złożyć wniosek o ogłoszenie jej upadłości.

Czasem właściwym do złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości w rozumieniu art. 299 § 2 k.s.h. jest czas, gdy wprawdzie dłużnik spłaca jeszcze niektóre długi, ale wiadomo już, że ze względu na brak środków nie będzie mógł zaspokoić wszystkich swoich wierzycieli. Czasem właściwym nie jest więc dopiero czas, gdy dłużnik przestał już całkowicie spłacać swoje długi i nie ma majątku do ich zaspokojenia. (por. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 18 maja 2018 r., sygn. akt V Aga 142/18, LEX nr 2502547).

Ile trwa kadencja członka zarządu i jak ją liczyć?

Długość kadencji członka zarządu może być uregulowana w umowie spółki, gdy nie ma w tym zakresie żadnych postanowień, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia tej funkcji.

Gdy członek zarządu został powołany na okres dłuższy niż rok i nie ma w tym zakresie innych postanowień w umowie spółki, to mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników za ostatni pełny rok obrotowy. Sformułowanie to budziło wiele kontrowersji, więc do kodeksu spółek handlowych został dodany przepis stanowiący, że kadencję oblicza się w pełnych latach obrotowych, gdy nie ma w tym zakresie odmiennych postanowień w umowie spółki.

Czy trzeba rejestrować się w rejestrze działalności na rzecz spółek lub trustów?

W przypadku, gdy członek zarządu zasiada w zarządzie jednej spółki z o.o. lub kilku swoich spółek, otrzymuje wynagrodzenie z tytułu powołania czy umowy o pracę, to z reguły nie musi składać wniosku o wpis do rejestru działalności na rzecz spółek lub trustów, gdyż nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie sprawowania funkcji członka zarządu.

Czy może istnieć spółka bez zarządu?

Zdarzają się sytuację, w których spółka nie ma zarządu. Jednak stan taki nie jest pożądany, nawet, gdy może być reprezentowana przez prokurenta samoistnego. Prawo przewiduje pewne środki, które mają zaradzić w takich przypadkach. 

Sąd Rejestrowy, jeśli stwierdzi całkowity brak zarządu lub braki uniemożliwiające jego działanie upoważniony jest do tego, żeby wyznaczyć wspólnikom odpowiedni termin do usunięcia tych braków pod rygorem grzywny do 15 000 zł. Jeśli brak nie zostanie usunięty grzywny można ponawiać. Ogólna suma grzywien nie może przewyższać 1 000 000 zł. 

Inną możliwością jest ustanowienie kuratora dla spółki z o.o., gdy brak zarządu (lub w jego składzie) uniemożliwia reprezentację spółki lub prowadzenie jej spraw. Kurator taki podejmuje czynności zmierzające do powołania organu, a w razie potrzeby nawet do likwidacji spółki. Kurator taki otrzymuje wynagrodzenie, które ostatecznie może być dochodzone solidarnie od spółki i jej wspólników. 

Zasady reprezentacji spółki przez zarząd

Najczęściej zawarte są w umowie spółki. Gdy brak postanowień w tym zakresie, zastosowanie mają przepisy kodeksu spółek handlowych, które stanowią, że w przypadku zarządu wieloosobowego, do składania oświadczeń w imieniu spółki (np. zawarcia umowy) konieczne jest współdziałanie dwóch członków lub jednego członka  łącznie z prokurentem. 

Inaczej jest w sytuacji, gdy to nie spółka składa oświadczenie woli, lecz jest jego odbiorcą np. pracownik przedstawia wypowiedzenie umowy o pracę zawartej ze spółką. Wtedy oświadczenie może być dokonane tylko wobec jednego członka zarządu. 

Reguł w zakresie reprezentacji nie można kształtować w dowolny sposób np. przepisy prawa nie zezwalają na ograniczenie reprezentacji ze skutkiem wobec osób trzecich np. polegające na tym, że dany członek zarządu może sam reprezentować spółkę tylko w określonych sprawach, a w innych już nie.