Pełna księgowość – samemu?

Co dalej po rejestracji spółki?

Gdy założyliśmy spółkę następnym krokiem jest poszukanie odpowiedniej księgowości. W poprzednich wpisach odnosiliśmy się do kwestii tego jak wybrać dobre biuro rachunkowe i na co zwracać uwagę w umowie. Jednak niedawno spotkaliśmy się z istnym novum, o którym jeszcze nigdy nie słyszeliśmy.

Mianowicie zauważyliśmy na Facebook reklamę platformy, która umożliwia samodzielne prowadzenie pełnej księgowości przez Internet. Niewątpliwie pozwala to „zaoszczędzić” pieniądze, ale idąc tym tropem można dojść do wniosku, że nieprowadzenie księgowości w ogóle to największy „zysk”. O ile jeszcze osoba niebędąca księgowym potrafi prowadzić samemu książkę przychodów i rozchodów (zwłaszcza, gdy nie jest vatowcem), o tyle prowadzenie ksiąg handlowych na własną rękę wydaje się być rozwiązaniem dość ryzykownym, a nawet można napisać, że szaleństwem. Poniżej chcielibyśmy wskazać powody uzasadniające to, żeby prowadzenie pełnej księgowości spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powierzyć profesjonalistom.

Obrót pieniędzmi musi mieć podstawę prawną.

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy mieć na uwadze, iż jest ona osobą prawną odrębną od jej wspólników. Zatem wspólnicy nie mogą robić z majątkiem spółki, co tylko im się podoba tak, jak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej np. brać bezpośrednio pieniądze z firmy na swoje wydatki.

Każda wypłata na rzecz wspólnika musi mieć podstawą prawną może nią być np. dywidenda, umowa o pracę, zlecenia, o dzieło, wynagrodzenie z tytułu powołania, jeśli wspólnik jest zarazem członkiem zarządu. Spółka również nie może brać pieniędzy „z nieba”, gdyż posiada odrębny od wspólników majątek. Dysponuje swoim zyskiem, kapitałem zakładowym oraz ewentualnie pożyczkami od wspólników.

W spółkach z o.o. przeprowadzane jest zgromadzenie wspólników, na którym zapadają różne uchwały, a udział w poszczególnych głosowaniach regulują przepisy kodeksu spółek handlowych. W przypadku umów pomiędzy spółką a członkami zarządu również występuje specjalny tryb, gdzie spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Na pierwszy rzut oka widać, że w tego typu działalności potrzebna jest pomoc adwokata lub radcy prawnego. Profesjonalne biuro rachunkowe w tego typu przypadkach angażuje prawnika. Już ta okoliczność wskazuje, że lepiej nie prowadzić samemu księgowości spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Księgowanie odbywa się na różne konta.

Książka przychodów i rozchodów kojarzy nam się w uproszczeniu z rubrykami „winien” i „ma”. W przypadku ksiąg handlowych występujących w pełnej księgowości, nie jest to już takie proste. Przykładowo występują konta 010 – środki trwałe, 020 – aktywa materialne i prawne, 030 – długoterminowe aktywa finansowe, 100 – kasa, 140 – krótkoterminowe aktywa finansowe, 225 – inne rozrachunki publicznoprawne i wiele innych kont. Pierwsza cyfra w numerze konta zazwyczaj oznacza zespół np. zespół „0”.

Ta sama rzecz lub wartość może być zaksięgowana na różnych kontach ze względu na jej przeznaczenie.

Prowadząc pełną księgowość nie tylko należy księgować dane wartości czy środki na kontach, lecz także istnieje konieczność dokładnego badania przeznaczenia danej rzeczy, z czym wiąże się możliwość zaksięgowania na innych kontach. Przykładowo inaczej zostanie zaksięgowany monitor służący do pracy niż ten przeznaczony do sprzedaży na rzecz klientów, weksel otrzymany przez spółkę będzie zaksięgowany na koncie zespołu 1 – środki pieniężne, a weksel wystawiony na rzecz innego podmiotu na koncie zespołu 2 - rozrachunki i roszczenia

Niepełne rozliczanie kosztów.

W przypadku niektórych kosztów można zaliczyć tylko część z nich „w koszty” np. może zostać odliczona tylko połowa naliczonego podatku VAT itp. W dużej mierze zależy to też od sposobu używania danego środka, czy jego wykorzystania.

Sztuczny przychód.

Źle przemyślane (najczęściej wymyślone samodzielnie) konstrukcje i sposoby prowadzenia spółki mogą prowadzić do generowania sztucznego przychodu. Dzieje się tak przykładowo w sytuacji, gdy działalność spółki opiera się w całości na bezpłatnej pracy jej wspólnika, który nie jest w zarządzie, ani sama umowa nie przewiduje podstawy do wykonywania tego typu świadczeń. Wartość takiej pracy będzie przychodem spółki, od którego powinna ona zapłacić podatek.

Posiadanie wiedzy prawnej.

Przy funkcjonowaniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością koniecznym jest wręcz udział prawników. O ile przepisy kodeksu cywilnego i prawa pracy zazwyczaj są w jakimś stopniu znane przez przedsiębiorców, o tyle kodeks spółek handlowych już niekoniecznie. W jego treści przewidziano szczególne przypadki reprezentacji, gdy umowa zawierana jest pomiędzy spółką a członkiem zarządu, których naruszenie powoduje jej wadliwość. Niektóre umowy wymagają przykładowo uchwały zgromadzenia wspólników, która czasami bywa podejmowana w głosowaniu tajnym lub z wyłączeniem niektórych wspólników od głosowania. Naruszenie tych reguł może skutkować stwierdzeniem nieważności uchwały przez sąd.

W naszej praktyce spotykaliśmy się z przypadkami samodzielnej działalności wspólników, gdy np. po wielu latach okazało się, że umowa o pracę z członkami zarządu była nieważna od wielu lat, bo nie zachowano zasad reprezentacji, w skutek czego członkowie zarządu nie byli uprawnieni do świadczeń społecznych, a roszczenie o zwrot składek w dużej mierze uległo przedawnieniu, zatem nie można było odzyskać zapłaconych pieniędzy, a emerytura i tak nie przysługiwała.

Szybkie informacje o istotnych zmianach.

Biuro rachunkowe musi być na bieżące ze zmianami przepisów, jego pracownicy nie tylko śledzą zmiany na bieżąco, ale chodzą na szkolenia i korzystają w tym zakresie z wiedzy ekspertów, gdyż mają lepszy do niej dostęp niż typowy przedsiębiorca. W razie, gdy następuje jakaś istotna zmiana, której pominięcie może zaszkodzić Klientowi, zazwyczaj bywa przekazywana informacja do Klientów ze wskazywaniem właściwego sposobu zachowania. Oczywiście można przeczytać o niektórych zagadnieniach w Internecie, ale po pierwsze trzeba wiedzieć, ze coś się zmienia, aby szukać czegoś na ten temat. Oprócz tego, najczęściej przekazywana jest tam pobieżna wiedza o charakterze publicystycznym, a nie wyczerpująca informacja przystosowana do sytuacji konkretnego przedsiębiorcy.