Jakie są obowiązki informacyjne spółek?

Wstęp.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zobowiązana jest do przestrzegania szeregu obowiązków informacyjnych, których celem jest zapewnienie bezpieczeństwa obrotu oraz ochrona wierzycieli. Część z nich powiązana jest z przekazywaniem ich tylko do sądu rejestrowego, a inne wiadomości powinny być ujawnione wobec kontrahentów. Jeśli te obowiązki nie zostaną zrealizowane odpowiedzialność ponosi zarząd.

Obowiązki informacyjne w materiałach do kontrahentów, stronie internetowej, pieczątce.

Powyższe kwestie zostały uregulowane w przepisie art. 206 § 1 kodeksu spółek handlowych. W świetle jego brzmienia, pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki (w tym pieczątka), powinny zawierać:
a) firmę spółki, jej siedzibę i adres np. ABC Sp. z o.o., ul. Kwiatowa 45/48, 00-613 Warszawa
b) oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru np. Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego nr KRS 0000111111
c) numer identyfikacji podatkowej (NIP);
d) wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.

Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego.

Po zakończonym roku obrotowym należy złożyć sprawozdanie finansowe do sądu rejestrowego. Sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku bilansowego. W terminie 6 miesięcy od zakończenia roku bilansowego powinno odbyć się zwyczajne zgromadzenie wspólników, którego przedmiotem jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego. Zatwierdzone lub niezatwierdzone sprawozdanie finansowe należy złożyć w terminie 15 dni od dnia, w którym odbyło się zgromadzenie wspólników lub powinno było się odbyć.

Z reguły już nie składa się oddzielnie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego. 

Konsekwencje braku realizacji obowiązków informacyjnych.

W przypadku naruszenia obowiązków wymienionych w punkcie 2, członkowie zarządu spółki mogą ponieść odpowiedzialność na podstawie przepisu art. 595 kodeksu spółek handlowych, w postaci grzywny w wysokości do 5 000 zł. Jeśli natomiast podaliby dane, ale byłoby one nieprawdziwe zastosowanie mogłaby znaleźć sankcja przewidziana w przepisie art. 587 k.s.h., który stanowi, że ten, kto ogłasza dane nieprawdziwe albo przedstawia je organom spółki, władzom państwowym lub osobie powołanej do rewizji podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Kara została także przewidziana w sytuacji, gdyby czynu tego dopuszczono się nawet nieumyślnie poprzez niezachowanie wymaganych reguł ostrożności.

W sytuacji, gdy nie zostało sporządzone sprawozdanie finansowe lub zrobiono to niezgodnie z przepisami członkowie podlegają grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2. Natomiast niezłożenie sprawozdania finansowego zagrożone jest karą grzywny lub ograniczenia wolności.

Odpowiedzialność powyższą można także ponosić pomimo braku wpisu danej osoby do KRS jako członka zarządu, ważna uchwała powołująca go do takiej funkcji wywołuje skutki prawne co do sposobu reprezentacji spółki, a co za tym idzie, jest możliwe również przypisanie mu sprawstwa i winy w zakresie czynów z art. 77 pkt 1 i 2 ustawy z 1994 r. o rachunkowości (por. Wyrok Sądu Okręgowego we Wrocławiu z dnia 4 września 2013 r., sygn. akt IV Ka 309/13, LEX nr 1387664).