Na co uważać przy umowie z biurem rachunkowym?
Czego należy unikać w umowie z księgową?
Podpisując umowę z firmą świadczącą usługi księgowe powinniśmy zwracać uwagę nie tylko na cennik za poszczególne czynności, lecz także na szereg innych postanowień umowy. Poniższy wpis ma na celu zaprezentowanie często występujących klauzul, których należałoby unikać. Przedstawione niżej postanowienia mają szczególne znaczenie przy umowach na obsługę księgową spółek (pełna księgowość), gdyż prowadzoną one księgi handlowe, które są o wiele bardziej niezrozumiałe dla laika niż podatkowa książka przychodów i rozchodów, a zatem wymagają pomocy specjalistów, którzy wezmą za swoje usługi pełną odpowiedzialność i zapewnią tym samym Klientowi spokój i bezpieczeństwo.
Ograniczenie odpowiedzialności biura tylko do szkody wyrządzonej z winy umyślnej.
Każdy przedsiębiorca powierzając swoją księgowość do profesjonalnej firmy, oczekuje niewątpliwie zapewnienia określonego poziomu bezpieczeństwa. Ograniczenie odpowiedzialności biura tylko do winy umyślnej tak naprawdę pozbawia Klienta możliwości dochodzenia naprawy wyrządzonej mu szkody. Praktycznie nie ma przypadku, żeby księgowa zrobiła coś umyślnie źle, a przy takiej konstrukcji nie odpowiada za niedbalstwo, za rażące niedbalstwo też. Praktycznie taki zapis można byłoby zastąpić równoważnym w stylu: biuro rachunkowe nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wyrządzoną szkodę.
Ograniczenie odpowiedzialności księgowej do niskiej kwoty.
Również zdarzają się postanowienia na mocy, których odpowiedzialność biura jest ograniczona do niskiej kwoty. Oznacza to, że w sytuacji, gdy zostanie wyrządzona szkoda przekraczająca określoną sumę, to wartość powyżej niej nie podlega już zwrotowi na rzecz przedsiębiorcy. Oczywiście takie postanowienie nie gwarantuje ochrony Klienta.
Brak odpowiedzialności za dodatkowo świadczone usługi prawne.
Coraz częściej biura rachunkowe oferują swoim Klientom dodatkowe usługi prawne np. rejestracja spółki. W takiej sytuacji warto zorientować się czy gdzieś np. w umowie, regulaminie itp. nie ma wyłączenia odpowiedzialności za te działania. Nawet, gdy brak jest wprost ograniczeń w tym zakresie, to należy pamiętać, że ubezpieczenie OC biur rachunkowych w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, a nawet ubezpieczenie w stosunku do czynności doradztwa podatkowego nie obejmuje świadczenia usług prawnych. Problem z kwestią odpowiedzialności w przypadku rejestracji spółki, czy inny usług prawnych nie istnieje, gdy są one wykonywane przez adwokata lub radcę prawnego, gdyż posiadają oni swoje własne zawodowe ubezpieczenie OC. Oferta pomocy prawnej ma swoją wartość jedynie wtedy, gdy Klient jest w pełni zabezpieczony na wypadek ewentualnego błędu.
Nałożenie obowiązku weryfikacji zapisów w księgach handlowych.
Przedsiębiorca zawierając umowę o księgowość swojej spółki z reguły nie posiada wiedzy na temat jak powinny być prowadzone księgi i handlowe i dlatego wybiera do tego celu specjalistów. W umowach z biurem rachunkowym występują czasami postanowienia, że Klient ma dostęp do swojej księgi handlowej przez Internet, jednakże można też natknąć się na zapis, że skoro jest taki dostęp to Klient powinien dokonać weryfikacji prawidłowości dokonanych w niej wpisów do określonej daty, a po jej upływie przyjmuje się, że wszystkie wpisy zostały dokonane prawidłowo. Takie postanowienia de facto nakładają na Klienta obowiązek nie tylko znajomości rachunkowości, lecz także dodatkowej pracy w postaci regularnej i pełnej kontroli księgowej. Jest to również zapis, który bardzo istotnie ogranicza odpowiedzialność biura rachunkowego za popełnione błędy.
Nieprawdziwe zapewnienia o pełnym bezpieczeństwie.
W reklamie biur rachunkowych można spotkać się z hasłami o przejęciu pełnej odpowiedzialności za prowadzone księgi. Takie twierdzenie mija się z prawdą. Przedsiębiorca nawet, gdy powierzy prowadzenie swojej księgowości wyspecjalizowanej w tym zakresie firmie, nie jest automatycznie zwolniony z odpowiedzialności karnej czy karnoskarbowej. Odpowiada również za niezapłacone i należne podatki wraz z odsetkami od nich.
W pewnych sytuacjach nie chroni również polisa OC biura rachunkowego. Dotyczy to w szczególności doradztwa podatkowego, które może być wykonywane tylko przez doradców podatkowych, adwokatów, radców prawnych i biegłych rewidentów. Jeśli księgowa nie posiada takich kwalifikacji, to w sytuacji, gdy udziela klientowi porad podatkowych wyłączona jest ochrona z polisy OC, gdyż bardzo często zawierają one zapisy o tym, że ochrona ubezpieczeniowa nie przysługuje, gdy szkoda powstała w wyniku czynności wykonanej przez osobę nieposiadającą uprawnień wymaganych przez ustawę.
Oczywiście, biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą, gdy wyrządziło przedsiębiorcy szkodę na zasadach przewidzianych w przepisach prawa cywilnego. Wobec tego, rodzaj wykupionej polisy OC ma znaczenie. W zakresie porad podatkowych ochrona przysługuje, gdy są one świadczone przez osoby posiadające uprawnienia doradcy podatkowego, adwokata, radcy prawnego czy biegłego rewidenta.
Wobec tego, przedsiębiorca powinien wybierać nie tylko biura rachunkowego posiadające odpowiednie polisy OC, lecz także te, które świadczą usługi na wysokim poziomie, gdyż nawet najdroższa i najszersza polisa ubezpieczeniowa biura, nie uchroni go od odpowiedzialności karnoskarbowej i za niezapłacone podatki.
Nieuzasadnione kary umowne.
W umowach mogą wystąpić zapisy, które nakładają na Klienta kary umowne za zachowania, które nie wpływają na organizację pracy biura i nie generują po jego stronie dodatkowych obowiązków. Oczywiście występują pewne dodatkowe opłaty, które są uzasadnione np. za dostarczenie dokumentów po terminie, korekty z winy Klienta, gdyż takie zachowania powodują konieczność ponoszenia przez biuro dodatkowych kosztów wynagrodzeń pracowników, w tym dodatku za godziny nadliczbowe. Poza wymienionymi wyżej, istnieją również postanowienia umowne nakładające na Klienta dodatkową opłatę, pomimo że jego zachowanie nie stwarza wyższych kosztów. Do takich postanowień należy np. zapis umowy przewidujący opłatę w przypadku zmiany wysokości abonamentu księgowego (nie dotyczy to sytuacji, w której Klient otrzymał gratis określone usługi w związku z wysokością wybranego pakietu).
Kara umowna za wypowiedzenie umowy o świadczenie usług księgowych.
Jeżeli Klient nie dostał żadnych darmowych usług niewłaściwa jest również kara umowna za wypowiedzenie umowy. Niewątpliwie takie zastrzeżenie ogranicza wybór Klienta co do tego, czy chce współpracować z danym biurem. Należałoby pamiętać, że w biznesie nie można nikogo do niczego zmuszać, a zachętą do współpracy powinna być jakość świadczonych usług.
Możliwość wypowiedzenia umowy przez Klienta tylko z ważnej przyczyny.
Nie powinno się związywać Klienta takimi zapisami o wyjątkowo nieostrym charakterze. Klient w momencie podpisywania umowy nie zawsze wie, czy pomiędzy nim a księgowym będzie istniała przysłowiowa "chemia". W pewnym momencie zawsze ma prawo stwierdzić, że coś nie pasuje lub z kimś innym współpracowałoby się lepiej. Wobec tego, nie wyrażajmy zgody na takie zapisy.
Natychmiastowe wypowiedzenie umowy w przypadku zakończenia pracy z daną księgową.
W umowie zawieranej z jednym z biur rachunkowych online zauważyliśmy zapis pozwalający na natychmiastowe wypowiedzenie umowy o świadczenie usług księgowych w sytuacji, gdyby księgowa obsługująca danego Klienta, zakończyła współpracę z tym biurem. Takie postanowienie naraża firmę na niedogodności, zwłaszcza, gdyby natychmiastowe wypowiedzenie zostało dokonane przykładowo kilka dni przed terminem wysyłki JPK lub deklaracji VAT. Taki skutek może spotkać nawet najbardziej uczciwego, regularnie płacącego i dobrze współpracującego Klienta. O wiele lepszym rozwiązaniem byłoby przekazanie księgowości do innej księgowej, współpracującej z tym biurem, niż gwałtowne, natychmiastowe pozostawienie firmy samej sobie, bez przyczyny leżącej po jej stronie.
Sprzeczne z dobrymi obyczajami określenie sposobu podwyższenia ceny.
Ostatnio, gdy rozmawialiśmy z jednym z naszych obecnych Klientów, którego przejęliśmy z innego biura, dowiedzieliśmy się o pewnych zapisach umowy konkurencyjnej firmy, które nie do końca są zgodne z dobrymi obyczajami. Otóż w umowie przewidziano 3 - miesięczny okres wypowiedzenia, natomiast przy podwyższaniu ceny biuro zawiadamiało Klienta o tym na piśmie, jednakże, gdy Klient w ciągu dwóch tygodni nie zgłosił sprzeciwu, to po upływie tego okresu wchodziła w życie nowa wysokość wynagrodzenia dla biura. O wiele lepszym rozwiązaniem byłoby takie, że nowa cena wchodzi w życie po okresie równym okresowi wypowiedzenia, a nie po 2 tygodniach. Skutkowało to tym, że jeśli Klient przegapił taki krótki termin to co najmniej przez 3 miesiące musiał akceptować nawet bardzo dużą podwyżkę.
Wyłączenie odpowiedzialności w związku z pośrednictwem.
Przed podpisaniem umowy o świadczenie usług księgowych należy sprawdzić czy mamy do czynienia z biurem rachunkowym czy też platformą która pośredniczy pomiędzy księgowymi a ich klientami. Może zaistnieć sytuacja, w której w przypadku takich platform pośredniczących zostanie wprowadzony zapis, że odpowiedzialność ponosi tylko księgowa bezpośrednio obsługująca klienta, a sama platforma nie odpowiada za błędy merytoryczne, lecz tylko za działanie oprogramowania online.
Fałszywe zapewnienie o reprezentacji przed urzędem skarbowym.
Wiele biur rachunkowych oferuje reprezentację przed urzędem skarbowym, mimo że nie posiada do tego uprawnień i nie może tego robić legalnie. Zgodnie z przepisem art. 3 ust. 2 ustawy o doradztwie podatkowym, wykonywanie zawodowej reprezentacji przed urzędem skarbowym jest zastrzeżone dla doradców podatkowych, adwokatów i radców prawnych. Księgowa, która nie posiada takich uprawnień, a wykonywałaby te czynności, popełnia przestępstwo.
Ukryte rzeczywiste funkcjonowanie biura.
Przedsiębiorca zamierzający zawrzeć umowę o świadczenie usług księgowych powinien uważać na to, aby nie dać wprowadzić się w błąd. Zdarzają się takie przypadki, w których biuro rachunkowe funkcjonuje w inny sposób niż przedstawia to księgowa np. obsługuje kilku klientów po godzinach normalnej etatowej pracy, a nie poświęca cały swój zawodowy czas na prowadzenie swojej firmy i wobec tego sposobu funkcjonowania stara się zbytnio ciąć koszty. Zdarza się również, że biuro rachunkowe "zakłada" de facto niedoświadczona asystentka księgowej, która stwierdziła, że "nie chce już pracować na kogoś". Często osoby zaczynające swoją przygodę z biznesem popełniają na początku błędy i nie ma w tym nic nadzwyczajnego - "każdy kiedyś zaczynał", jednak nie należy wprowadzać klientów w błąd co do doświadczenia. Księgowa może być świetnym pracownikiem, ale zupełnie nie poradzić sobie jako przedsiębiorca, czego skutki odczują klienci.
