Księgowość małej spółki z o.o. - jak wygląda?

Wobec obniżki CIT, coraz częściej działalność gospodarcza, nawet w niewielkich rozmiarach, przenoszona jest do spółki z o.o. W związku z zainteresowaniem tematem księgowości małej spółki z o.o. postanowiliśmy ogólnie zarysować księgowe oraz prawne zasady prowadzenia takiej firmy i wskazać kwestie, które powinny zostać wzięte pod uwagę przy wyborze biura rachunkowego, gdyż z reguły przy takich rozmiarach nie opłaca się zatrudniać księgowej na pełny etat.

Co to jest mała spółka z o.o.

Określenie rozmiaru przedsiębiorcy jest często kwestią wybitnie ocenną. Trudno było wskazać, która działalność powinno być ujmowana jako „mała” w potocznym znaczeniu, wobec tego przedstawimy kategorie firm, jakie nie powinny być zaliczone do niej.

Z pewnością za małą spółkę nie można uważać takiej, która zobowiązana jest do płatności CIT w wysokości 19%. Ogólnie można stwierdzić, że są to firmy u których przychody osiągnięte w roku podatkowym przekroczyły wyrażoną w złotych kwotę odpowiadającej równowartości 1 200 000 euro przeliczoną według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1000 zł.

Podobnie ma się ze spółkami, które utraciły status jednostki mikro, zdefiniowanej w ustawie o rachunkowości. Za jednostki mikro uznawane są spółki, które w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy, a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność - w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność, nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości:

a) 1.500.000 zł - w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,
b) 3.000.000 zł - w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,
c) 10 osób - w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty.

Forma księgowości małej spółki z o.o.

Każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, bez względu na rozmiar działalności, musi prowadzić księgi rachunkowe (pełną księgowość). Z tego powodu wielkość firmy nie wpływa w tej sytuacji na nałożone na nią obowiązki. Każda transakcja musi mieć w takim przypadku podstawę prawną, a bez niej pieniądze nie mogą pojawiać się i znikać. Wspólnicy nie mogą pobierać sobie funduszy jak w jednoosobowej działalności gospodarczej.

Jaką księgową czy biuro rachunkowe wybrać do prowadzenia księgowości?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, bez względu na rozmiar działalności, nie powinna być prowadzona samemu. Oczywistym jest, że w przypadku małej liczby dokumentów nie ma sensu zatrudniać księgowej na pełen etat, a nawet może i na pół. Zrozumiałe, że przedsiębiorca dąży do optymalizacji kosztów, ale przy księgach rachunkowych wybór powinien zostać dokonany w sposób racjonalny. Może okazać się kuszące skorzystanie z usług osoby, która po godzinach zaksięgowałaby szybko naszą spółkę i za bardzo niewielkie pieniądze, skoro z powodzeniem prowadzi KPiR jednoosobowych działalności gospodarczych. Należałoby zweryfikować kompetencje potencjalnej księgowej, żeby ustalić czy nie przecenia ona swoich możliwości – zdarzają się przypadki, że dana osoba w swojej pracy nie jest samodzielną księgową, a po godzinach przyjmuje Klientów tak, jakby nią była. Niewątpliwie, przedsiębiorca miałby problem z oceną kwalifikacji.

Istotną kwestią jest również posiadanie ubezpieczenia OC. Te wykupione za najniższą kwotę niekoniecznie musi należycie zabezpieczać interesy – suma może być za niska, zbyt wiele wyłączeń odpowiedzialności ubezpieczyciela lub nie obejmować określonego rodzaju czynności np. prostego doradztwa podatkowego. Co do bezpieczeństwa, należy mieć na uwadze także to, że osoba świadcząca usługi księgowe „po godzinach” może starać się ciąć koszty, jak tylko się da, gdyż nie rozłożą się one na dużą liczbę obsługiwanych podmiotów. W przypadku sp. z o.o. samo profesjonalne oprogramowanie i pomoc informatyczna jest dużo droższe niż soft dla książki przychodów i rozchodów. Przy małej liczbie podmiotów księgowej nie stać zazwyczaj na dostęp do profesjonalnych systemów informacji prawno – księgowej.

W związku z powyższym poszukując księgowości małej spółki z o.o., przy dokonaniu wyboru, należy zastosować takie same kryteria, jak w przypadku działalności o większych rozmiarach. Dobrym wyborem może być renomowane biuro rachunkowe, które niekoniecznie musi mieć ceny rażąco wygórowane.

Obowiązki prawne obciążające małą spółkę z o.o.

W zasadzie katalog obowiązków obciążających małą spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością niewiele różni się od tych nałożonych na dużą. Tak samo musi sporządzać roczne sprawozdania finansowe, przeprowadzać zwyczajne i nadzwyczajne zgromadzenia wspólników, a także sporządzać z nich protokoły, przestrzegać przepisów ksh przy zawieraniu umów z członkami zarządu i wspólnikami, prowadzić dokumentację handlową w postaci ksiąg rachunkowych, dbać o to, żeby wszelkie przysporzenia dla spółki i obciążające ją wydatki miały odpowiednio podstawę prawną, a dokumentacja została sporządzona w sposób ważny.

Nie budzi wątpliwości, że prowadząc spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością wskazanym byłoby od czasu do czasu korzystać z profesjonalnej pomocy prawnej, świadczonej przez adwokatów, radców prawnych i doradców podatkowych.