Dobra księgowość spółek w Warszawie – jaka powinna być?
Księgowość spółek w Warszawie – na co zwrócić uwagę?
Wybór odpowiedniej księgowości może w istotny sposób wpłynąć na funkcjonowanie przedsiębiorstwa i bezpieczeństwo prawne spółki. Odpowiednia postawa księgowej, jej wiedza i umiejętności potrafi sprawić, że przedsiębiorca nie musi obawiać się kontroli urzędu skarbowego lub zakładu ubezpieczeń społecznych.
Sprawdź czy biuro rachunkowe ma realną siedzibę w Twoim mieście.
Jest oczywistością, że najlepiej wybierać biura rachunkowe funkcjonujące jak najbliżej miasta, w którym prowadzimy działalność. Kierując się tą przesłanką powinniśmy zwrócić uwagę na to, czy firma działająca w naszej miejscowości ma w niej rzeczywistą siedzibę, a nie tylko przykładowo adres z pokojem do spotkań z Klientami, a księgowe oddalone są w odległości 500 km w południowo - wschodniej Polsce, pracują w kilku firmach zdalnie od rana do nocy, nie posiadają kwalifikacji. Czasami potrzebny nam jest osobisty kontakt z księgową, a nie tylko rozmowa telefoniczna. Raczej w takiej sytuacji nie będziemy jechać kilkaset kilometrów. Biuro działające w ten sposób szuka przeważnie oszczędności kosztem wygody i komfortu Klienta. Gdy przychodzimy na spotkanie w sprawie usług księgowych poprośmy o to, żeby przedstawiciel oprowadził nas po biurze, wtedy wyjdzie na jaw czy firma ma w danym mieście tylko wirtualną siedzibę. Biuro rachunkowe realnie funkcjonujące w danej lokalizacji raczej gwałtownie nie zniknie z danego miasta, bez żadnego kontaktu dla Klientów, pozostawiając ich ze wszelkimi problemami, bez dokumentów, rejestrów, ksiąg handlowych i mniejszym portfelem, a także koniecznością poniesienia wydatków na zaksięgowanie wszystkiego od początku. W każdym razie łatwiej zwinąć się firmie, gdy całą infrastrukturę ma w miejscu niedostępnym bądź odległym dla kontrahentów.
Jeżeli biuro ma siedzibę w naszym mieście to również łatwiej dochodzić nam praw, w przypadku wadliwego wykonania usługi, gdyż sądem właściwym z reguły jest sąd siedziby pozwanego, ewentualnie miejsca wykonania umowy. Dojazd 500 km do siedziby sądu wraz z adwokatem wiązałby się niewątpliwie z bardzo dużymi kosztami, które raczej nie zostałyby zrekompensowane nawet przy wygranej sprawie. Wypłata odszkodowania z OC bardzo często następują dopiero po procesie sądowym.
Wybierz księgową na podstawie obiektywnych kryteriów.
Poniżej spróbujemy przedstawić cechy jakie powinna posiadać dobra księgowość (księgowa), która funkcjonuje w dużych miastach takich, jak Warszawa:
1. obsługuje zarówno przedsiębiorców prowadzących książkę przychodów i rozchodów (np. spółka cywilna, jawna, partnerska) oraz spółki, dla których wymagane jest prowadzenie pełnej księgowości - o wiele łatwiej wtedy przejść z działalności gospodarczej na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Firmy obsługujące księgowość spółek kapitałowych mają też z reguły lepsze księgowe, gdyż książkę przychodów i rozchodów prowadzi się o wiele łatwiej niż księgi handlowe. Oczywiste, że przy przejściu na sp. z o.o. ważna jest również cena księgowości. Gdy przypadku dotychczasowej księgowej jest ona zbyt wysoka, należy rozważyć zmianę biura rachunkowego.
2. potrafi podejść indywidualnie do każdego przedsiębiorcy, wybrać najlepsze dla niego rozwiązanie - powinno uwzględniać indywidualną sytuację prawną przedsiębiorcy i do niej dobierać właściwe rozwiązania, a nie obsługiwać wszystkich nie jako z automatu.
3. umie podpowiedzieć rozwiązanie, które pomoże płacić niezawyżone podatki w zgodzie z prawem - bardzo ważna jest zgodność z prawem rozwiązania i jego bezpieczeństwo, gdyż obowiązuje klauzula o unikaniu opodatkowania. Porad w zakresie podatków mogą udzielać osoby posiadający tylko odpowiednie kwalifikacje np. doradcy podatkowego, adwokata czy radcy prawnego. Jeżeli księgowa nie posiada tych kwalifikacji, a świadczy usługi doradztwa podatkowego, to popełnia przestępstwo.
4. dobra księgowość unika niebezpiecznej „optymalizacji” podatkowej, która naraża przedsiębiorcę na kary i odpowiedzialność - łatwo jest pozyskiwać Klientów, gdy składa im się nierealne obietnice
5. uwzględnia specyfikę działalności w Warszawie.
6. nie kieruje się wyłącznie chęcią zysku i nie obiecuje Klientom „złotych gór”, aby tylko przyciągnąć ich do firmy, nie zważając na ich bezpieczeństwo.
7. nie przymusza do zakładania spółek w sytuacji, gdy Klientowi taka forma nie jest potrzebna, zwłaszcza gdy działalność Klienta jest pozbawiona ryzyka - oceny ryzyka powinna być dokonana także przez prawnika, który zna przepisy dotyczące odpowiedzialności za zobowiązania, w tym w szczególności odszkodowawczej,
8. potrafi doradzić jaką formę wybrać np. czy dla Klienta lepsza jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czy inna - wybór formy prawnej zależy od sytuacji prawnej i faktycznej Klienta, nie dla każdego najlepsza będzie spółka z o.o. lub jednoosobowa działalność gospodarcza,
9. ma świadomość, że nikt nie wie wszystkiego, dlatego korzysta z pomocy adwokatów i radców prawnych, troszcząc się o bezpieczeństwo prawne Klientów - adwokat posiada nie tylko wykształcenie prawnicze, lecz odbytą aplikację zwieńczoną egzaminem zawodowym. Jest również ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej. Pomoc profesjonalnego prawnika zapewni bezpieczeństwo.
10. posiada odpowiednio wysokie ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, żeby w razie błędu zabezpieczyć Klienta - mylić się jest rzeczą ludzką. Nawet przy najwyższym stopniu staranności zawsze zdarzą się jakieś błędy, ale najważniejsze, że skutków pomyłki nie odczuł sam Klient
11. nie powierza czynności księgowania – zwłaszcza w zakresie pełnej księgowości – osobom, które nie mają do tego przygotowania.
12. dostosowuje ceny usług do rozmiaru działalności Klienta np. nie żąda 1 000 zł miesięcznie za prowadzenie spółki, która świadczy proste usługi na terenie Polski, nie zatrudnia pracowników i ma raptem 3 dokumenty miesięcznie.
13. potrafi porozumieć się w języku angielskim, co ułatwia pracę z Klientami obcojęzycznymi, a nawet z Polakami, gdy ich Klient z zagranicy chce porozmawiać z księgową kontrahenta.
14. nie ukrywa rzeczywistej ceny księgowości przed Klientami.
15. Ma czas na obsługę Klientów w godzinach biurowych a nie tylko świadczy usługi po zakończeniu swojej pracy na etacie w innej firmie, gdy jest już zmęczona.
