Jak zabezpieczyć się zakładając spółkę? - relacje pomiędzy wspólnikami
Rejestracja spółek
23.01.2023
3 minuty czytania
Nawet najlepszy pomysł biznesowy może okazać się fiaskiem, gdy wejdziemy w spółkę z osobami, które nie powinny występować w roli wspólnika realizującego w określony sposób zadania wymagane przez nasz start up. Negatywne konsekwencje mogą wystąpić także, jeśli nie przemyślimy ram organizacyjno - prawnych naszego przedsięwzięcia. Nierozstrzygalny konflikt pomiędzy wspólnikami potrafi zdewastować bardzo perspektywiczne firmy. Zawsze trzeba liczyć się z możliwością sprzeczności interesów pomiędzy udziałowcami, nawet, jeśli w pierwszym etapie powstania biznesu wszyscy są dla siebie wyjątkowo przyjaźni i bardzo entuzjastycznie do niego podchodzą. Dobre założenia początkowe i zapisy umów mogą pomóc w tym, aby uniknąć ciężkiej sytuacji lub z niej wyjść.
Należy rozważnie dobierać wspólników do określonej roli
Pierwszy i bardzo istotny czynnikiem, który trzeba gruntownie rozważyć przed rejestracjÄ… spółki jest dobranie odpowiednich wspólników do okreÅ›lonych zadaÅ„ w spółce. NiewÄ…tpliwie istotnymi czynnikami sÄ… takie, jak: sytuacja zawodowa, majÄ…tkowa, zdrowotna, rodzinna, okreÅ›lony wiek itp.Â
Dotychczasowe doświadczenie biznesowe i zawodowe
Konflikty może rodzić współpraca wspólnika, który już jest doÅ›wiadczonym przedsiÄ™biorcÄ… z takim funkcjonujÄ…cym dotychczas wyÅ‚Ä…cznie jako pracownik. W tego typu zespole przedsiÄ™biorca zazwyczaj gotowy jest ponosić wiÄ™ksze ryzyko biznesowe i wie, że biznes zawsze może nie udać siÄ™, że z wykonanÄ… pracÄ…Â nie zawsze bÄ™dzie powiÄ…zany zysk, a czasami nawet trzeba jeszcze dopÅ‚acić z wÅ‚asnych pieniÄ™dzy. W takim tandemie przedsiÄ™biorca powinien zadbać o to, że ustalić z tÄ… drugÄ… osobÄ…, jakie ryzyko jest ona w stanie ponieść, do kiedy spółka może dziaÅ‚ać przynoszÄ…c straty i nie osiÄ…gajÄ…c zysku. Szczególnie należy uważać, gdy osoba bÄ™dÄ…ca pracownikiem pragnie zaÅ‚ożyć swój biznes w zasadzie po to, żeby "inni już na niÄ… pracowali". Może nie do koÅ„ca zdawać sobie sprawÄ™, że prowadzÄ…c swojÄ… firmÄ™ z pewnoÅ›ciÄ… wystÄ…piÄ… okresy, w których bÄ™dzie pracowaÅ‚a wiÄ™cej niż na umowie o pracÄ™ i nie dostanie za to zapÅ‚aty.Â
Sytuacja majątkowa wspólnika
Istnieją pewne kategorie wspólników nie zawsze będący najlepszymi kandydatami do wniesienia wkładów pieniężnych. Dotyczy to m. in. takich, którzy nie posiadają majątku, który mogliby zainwestować w spółkę bez ryzyka dla utrzymania swojego czy rodziny. Wspólnicy zamierzający kupić np. mieszkanie na kredyt i zbierający na wkład własny mogą wykazywać się większą niecierpliwością co do oczekiwania na szybkie osiągnięcie zysku. Taki wspólnik również niekoniecznie będzie zainteresowany tym, żeby przez dłuższy okres pracować dla spółki de facto za darmo.
W przypadku wspólnika, który posiada niespłacone długi oprócz wskazanych wyżej zagrożeń może jeszcze wystąpić inna sytuacja niekorzystna dla spółki. Mianowicie istnieje obawa, że posiadane przez niego udziały w spółce mogą zostać zajęte przez komornika.
Natomiast, gdy wspólnik posiada znaczny majÄ…tek to Å‚atwiej zainwestować mu kapitaÅ‚owo. Jednak taka okoliczność nie zawsze musi być korzystna np. w sytuacji, gdyby przez jakiÅ› czas taki wspólnik musiaÅ‚ wykonywać darmowÄ… pracÄ™ na rzecz spółki, gdyż może szybko mu to siÄ™ znudzić, skoro posiada już pewien status majÄ…tkowy i zawodowy, to może chciaÅ‚by teraz zacząć korzystać z życia, a nie wysilać siÄ™ na prowadzenie biznesu.Â
Sytuacja rodzinna wspólnika
Jest to okoliczność niewÄ…tpliwie istotna. Należy ustalić stan cywilny wspólnika. JeÅ›li pozostaje on w zwiÄ…zku małżeÅ„skim to kwestiÄ… istotnÄ… jest ustrój majÄ…tkowy pomiÄ™dzy małżonkami, gdyż udziaÅ‚y mogÄ… wchodzić do majÄ…tku wspólnego, pomimo że wspólnikiem jest tylko jeden z małżonków. Również kwestia ta jest ważna ze wzglÄ™du na to czy wkÅ‚ad wnoszony do spółki stanowi skÅ‚adnik majÄ…tku wspólnego. W takiej sytuacji może powstać konieczność uzyskania zgody drugiego małżonka na wniesienie wkÅ‚adu. Nawet, gdy zgoda nie jest konieczna warto uzyskać od drugiego małżonka oÅ›wiadczenie, że nie wnosi on sprzeciwu co do wniesienia wkÅ‚adu i wyraża zgodÄ™ na to.Â
Zasady wykonywania pracy w spółce
JeÅ›li funkcjonowanie spółki bÄ™dzie uzależnione od pracy wykonywanej dla niej przez wspólników trzeba ustalić jasne zasady w tym zakresie, gdyż taka sytuacja jest polem do dużych konfliktów. W przypadku dwóch kategorii wspólników - kapitaÅ‚owych i tych co wykonujÄ… pracÄ™ (na jakiejkolwiek podstawie, niekoniecznie jako wkÅ‚ad do spółki) warto byÅ‚oby ustalić wartość tej pracy i czas przez który musi być ona Å›wiadczona np. poprzez zapisy w umowie wspólników, zawieranej poza samÄ… umowÄ… spółki. Taki kontrakt powinien przewidzieć sytuacjÄ™, w której wartość wykonanej pracy zrównaÅ‚a siÄ™ z wysokoÅ›ciÄ… wkÅ‚adów kapitaÅ‚owych. Jednym z rozwiÄ…zaÅ„ jest wprowadzenie dla wspólnika wynagrodzenia za wykonywanÄ… pracÄ™, gdy wskazana wyżej sytuacja zaistnieje, ewentualnie naÅ‚ożenie na wspólników "kapitaÅ‚owych" obowiÄ…zku wniesienia dodatkowych wkÅ‚adów itp. Â
JeÅ›li wspólnik otrzymuje wynagrodzenie za swojÄ… pracÄ™ czy usÅ‚ugi Å›wiadczone na rzecz spółki można do umowy wprowadzić jakieÅ› klauzule waloryzacyjne na wypadek inflacji.Â
Uregulowana powinna zostać także forma wykonywania "pracy" np. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, obowiązek powtarzających się świadczeń niepieniężnych itp. W przypadku, gdy świadczenie jest nieodpłatne wspólnicy muszą wziąć pod uwagę okoliczność, że może wtedy powstać przychód dla spółki, od którego powinna odprowadzić ona podatek. Kwestia nie musi być jednak tak odczuwalna, gdy spółka jest na stracie i de facto ten przychód jest kompensowany przez koszty.
Brak zysków spółki, ewentualnie także konieczność jej dokapitalizowania
W dziaÅ‚alnoÅ›ci spółki nieprzynoszÄ…cej zysku, przychodzi taki moment, w którym część wspólników przestaje wierzyć w powodzenie biznesu i nie ma zamiaru dalej inwestować w spółkÄ™, a część liczy jeszcze na to, że być może uda siÄ™ osiÄ…gnąć sukces. Ci bardziej optymistyczni mogÄ… mieć jednak opory przed tym, aby jeszcze wkÅ‚adać w niÄ… swoje pieniÄ…dze czy pracÄ™, gdy inni już tego nie zamierzajÄ… robić. Wspólnicy niezamierzajÄ…cy już inwestować też niekoniecznie chcÄ… sprzedać swoje udziaÅ‚y, bo np. po cichu liczÄ…, że może biznes uda siÄ™, gdy pozostali wspólnicy zainwestujÄ…. ReasumujÄ…c, nie chcÄ… ponosić dalszego ryzyka, jak również zrezygnować z potencjalnego zysku spółki.Â
Umowa wspólników powinna przewidywać rozwiÄ…zanie w takiej sytuacji. Jednym ze sposobów mogÅ‚oby być podniesienie kapitaÅ‚u zakÅ‚adowego, w którym dodatkowe udziaÅ‚y objÄ™liby wspólnicy zamierzajÄ…cy jeszcze doinwestować spółkÄ™. Jednak wspólnik, który nie braÅ‚by udziaÅ‚y w podwyższeniu mógÅ‚by stać siÄ™ wspólnikiem mniejszoÅ›ciowym i de facto nie miaÅ‚by wpÅ‚ywu na to co siÄ™ dzieje w spółce.Â
Innym rozwiÄ…zaniem jest obowiÄ…zek sprzedaży udziałów przez wspólników, którzy nie chcÄ… już inwestować realizowany w taki sposób, że wspólnik dokapitalizujÄ…cy spółkÄ™ okreÅ›la cenÄ™ za którÄ… kupi udziaÅ‚y, natomiast musi liczyć siÄ™ z tym, że drugi wspólnik - potencjalny zbywca - może od niego nabyć udziaÅ‚y za tÄ… samÄ… cenÄ™, którÄ… ten pierwszy okreÅ›liÅ‚. Taki mechanizm nie ustala sztywnej ceny sprzedaży udziałów, jednak zabezpiecza przed okreÅ›leniem zbyt niskiej ceny przez tego udziaÅ‚owca, który zamierza doinwestować spółkÄ™ i wobec tego chce wykupić udziaÅ‚y.Â
Zbycie udziałów
SkÅ‚ad osobowy wspólników nie jest ustalony raz na zawsze, podlega zmianom. Zdarza siÄ™, że jeden ze wspólników chce sprzedać swoje udziaÅ‚y np. z powodu sytuacji osobistej. Natomiast pozostali wspólnicy nie muszÄ… być zainteresowani ich nabyciem np. z powodu zawyżonej ceny. W mniejszych spółkach ma duże znaczenie to, kto jest wspólnikiem. Dlatego pozostaÅ‚ym udziaÅ‚owcom może zależeć na tym, aby nie byÅ‚a to osoba przypadkowa.Â
W celu kontroli osobowego skÅ‚adu wspólników stosuje siÄ™ takie instytucje, jak: prawo pierwokupu, prawo pierwszeÅ„stwa, zgoda na zbycie udziałów, wprowadzenie okreÅ›lonych kwalifikacji lub cech, które musi wypeÅ‚niać nabywca np. niekaralność.Â
Zabezpieczenie interesów wspólnika mniejszościowego
Wspólnik, który posiada mniejszość udziałów może być marginalizowany w spółce, pozostali wspólnicy mogÄ… np. realizować zyski w inny sposób niż wypÅ‚ata dywidendy i pomijać przy tym wspólnika mniejszoÅ›ciowego np. poprzez umowy cywilnoprawne z ich dziaÅ‚alnoÅ›ciami gospodarczymi.Â
W celu zabezpieczenia interesów wspólnika mniejszoÅ›ciowego można wprowadzić np. ostrzejsze kryteria co do wiÄ™kszoÅ›ci koniecznej do podejmowania uchwaÅ‚, uprawnienie osobiste dla takiego wspólnika np. możliwość samodzielnego powoÅ‚ania jednego z czÅ‚onków zarzÄ…du, ewentualnie prawo do żądania wykupu udziałów, gdy ich liczba spadnie poniżej okreÅ›lonego procenta w kapitale zakÅ‚adowym.Â
Niektóre z rozwiÄ…zaÅ„ mogÄ… być wprowadzone w samej umowie spółki, natomiast inne w umowie wspólników.Â
Spółka z kolegą / przyjacielem
Gdy wspólnikami spółki mają być dobrzy koledzy czy przyjaciele, dosyć często zaniedbane zostają kwestie prawne i planu działania, gdyż wspólnicy zakładają z góry, że jakoś dogadają się. Po pewnym czasie funkcjonowanie takiej spółki bywa zagrożeniem dla relacji osobistych.
Jeśli wspólnicy nie zamierzają pewnych kwestii regulować w umowach, to dobrą praktyką byłoby chociaż wymienić między sobą e-mail z założeniami dotyczącymi działalności spółki takimi, jak: do kiedy może ona funkcjonować przynosząc stratę, ile wspólnicy zainwestują, kto będzie wykonywał pracę na rzecz spółki, w jakim wymiarze, na jakiej podstawie, czy będzie dostawał wynagrodzenie, ewentualnie od kiedy, czy założeniem jest późniejsza sprzedaż spółki itp. Wymiana takich wiadomości e-mail czasami pozwala na chwilę refleksji i zauważenie pewnych kwestii, które nie były poruszane w trakcie rozmów. Poza tym, łatwiej przypomnieć na co wszyscy wspólnie zgodzili się.
Pamiętajmy, że dobry kolega niekoniecznie sprawdzi się w roli dobrego wspólnika, tak samo nawet najlepszy pracownik nie zawsze nadaje się na przedsiębiorcę, który musi ponosić ryzyko, pracować za darmo, a czasami dopłacić z tego, co już oszczędził.
Jak zabezpieczyć się, gdy wkładem do spółki wnoszonym przez innego wspólnika jest przedsiębiorstwo?
W praktyce obrotu można spotkać siÄ™ z sytuacjÄ…, w której jeden ze wspólników wnosi wkÅ‚ad w postaci przedsiÄ™biorstwa, a pozostali pieniÄ…dze stanowiÄ…cego jego równowartość.Â
DokonujÄ…c takie ustalenia warto mieć na uwadze przepisy kodeksu cywilnego, które przewidujÄ… rozszerzonÄ… odpowiedzialność w takim przypadku.Â
Nabywca przedsiębiorstwa lub gospodarstwa rolnego jest odpowiedzialny solidarnie ze zbywcą za jego zobowiązania związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa lub gospodarstwa, chyba że w chwili nabycia nie wiedział o tych zobowiązaniach, mimo zachowania należytej staranności. Odpowiedzialność nabywcy ogranicza się do wartości nabytego przedsiębiorstwa lub gospodarstwa według stanu w chwili nabycia, a według cen w chwili zaspokojenia wierzyciela. Odpowiedzialności tej nie można bez zgody wierzyciela wyłączyć ani ograniczyć.
Ordynacja podatkowa także przewiduje odpowiedzialność nabywcy przedsiębiorstwa.
Nabywca przedsiębiorstwa lub zorganizowanej części przedsiębiorstwa odpowiada całym swoim majątkiem solidarnie z podatnikiem za powstałe do dnia nabycia zaległości podatkowe związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, chyba że przy zachowaniu należytej staranności nie mógł wiedzieć o tych zaległościach.
W tej sytuacji nabywcą przedsiębiorstwa będzie spółka, która może odpowiadać za zobowiązania z nim związane. Aby uchronić się przed taką sytuacją koniecznie trzeba przeprowadzić gruntowne badanie przedsiębiorstwa pod względem prawnym i podatkowym. Oprócz ustalenia aktualnego stanu zadłużenia, trzeba mieć na uwadze, że mogą zaistnieć także zobowiązania, których nie widać na pierwszy rzut oka.
Umowy o dzieło
Warto przyjrzeć siÄ™ umowom o dzieÅ‚o, a zwÅ‚aszcza tym zwiÄ…zanym z przeniesieniem praw autorskich, Zdarzyć siÄ™ może sytuacja, w której de facto nie byÅ‚o żadnego dzieÅ‚a, a umowa ma cechy zlecenia i wobec tego powinna być zbadana pod kÄ…tem koniecznoÅ›ci odprowadzenia skÅ‚adek ZUS. JeÅ›li nie powstaÅ‚ utwór to nie ma autorskich kosztów uzyskania przychodu i od takiej umowy należy zapÅ‚acić podatek.Â
Kontrakt zamiast umowy o pracÄ™
Zbadania wymaga także kwestia czy pracownicy spółki wykonywali swojÄ… pracÄ™ w nadgodzinach i czy otrzymali za nie wynagrodzenie. Ta okoliczność nie musi być widoczna pierwszy rzut oka, może okazać siÄ™, że zawierane umowy B2B zastÄ™powaÅ‚y umowÄ™ o pracÄ™, a po pewnym czasie podwykonawcy, którzy skonfliktujÄ… siÄ™ z przedsiÄ™biorcÄ…, zacznÄ… wytaczać powództwa o ustalenie istnienia stosunku pracy, a nastÄ™pnie bÄ™dÄ… domagać wszelkich Å›wiadczeÅ„ przysÅ‚ugujÄ…cych z tego tytuÅ‚u.Â
Podatki
ZaÅ›wiadczenie o braku zalegÅ‚oÅ›ci podatkowych nie uchroni przed wszystkimi zobowiÄ…zaniami z tego tytuÅ‚u, gdyż dotyczy ono zapÅ‚aty podatków ujawnionych w deklaracjach podatkowych, które mogÅ‚y zostać sporzÄ…dzone niewÅ‚aÅ›ciwie. PrzykÅ‚adowo, prowadzÄ…cy przedsiÄ™biorstwo mógÅ‚ w sposób nieuprawniony stosować obniżonÄ…Â stawkÄ™ VAT przy sprzedaży albo nabyty Å›rodek trwaÅ‚y powinien być amortyzowany w inny sposób i wobec tego należy dopÅ‚acić podatek dochodowy z odsetkami. Szczególnej analizy wymaga stan faktyczny, gdy prowadzÄ…cy przedsiÄ™biorstwo korzystaÅ‚ z różnych preferencji podatkowych, wtedy powinno siÄ™ sprawdzić czy byÅ‚ do nich uprawniony. Wszelkie optymalizacje podatków warto rozpatrzyć pod kÄ…tem klauzuli o unikaniu opodatkowania.Â
Powyższe porady zachowujÄ… swojÄ… aktualność, gdy nowy wspólnik przystÄ™puje do istniejÄ…cej już spółki z o.o. np. poprzez objÄ™cie udziałów w wyniku podniesienia kapitaÅ‚u zakÅ‚adowego czy też nabycie części udziałów od pozostaÅ‚ych wspólników.Â
Realizacja postanowień umownych
Nawet najlepsza umowa nie rozwiąże sytuacji konfliktowych ani nie zabezpieczy interesów wspólników, jeÅ›li sankcje za naruszenie jej postanowieÅ„ nie bÄ™dÄ… dotkliwe. Dolegliwość w postaci obowiÄ…zku naprawienia szkody czÄ™sto ciężko jest wyegzekwować ze wzglÄ™du na trudnoÅ›ci dowodowe w zakresie jej wysokoÅ›ci. Wobec tego wszelkie zobowiÄ…zania wspólników wobec siebie i spółki najlepiej zabezpieczać poprzez obowiÄ…zek zapÅ‚aty kary umownej, gdyż wtedy nie ma koniecznoÅ›ci udowodnienia wysokoÅ›ci szkody.Â
WiÄ™cej porad na temat rejestracji spółki.Â