Jak przeprowadzić zgromadzenie wspólników w sp. z o.o.?

Rola zgromadzenia wspólników

Zgromadzenie wspólników to organ spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, którego celem jest realizacja interesu właścicielskiego udziałowców i pewnego rodzaju kontrola wykonywania swoich funkcji przez zarząd. Aby zabezpieczyć wspólników, przepisy kodeksu spółek handlowych stanowią, że pewnego rodzaju czynności wymagają dla swojej ważności podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników, które również co do zasady odwołuje i powołuje członków zarządu, a także udziela im absolutorium.

Zwyczajne czy nadzwyczajne zgromadzenie wspólników

Przedmiotem tego rozróżnienia jest materia uchwał, które mają zostać na nim podjęte. Zwyczajne zgromadzenie wspólników odbywa się raz w roku, w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego (zazwyczaj najpóźniej do 30 czerwca). Na nim zapadają uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności spółki, przeznaczenia zysku, pokrycia straty, udzielenia absolutorium członkom zarządu.

Materia wymagająca uchwały zgromadzenia wspólników

Uchwały zgromadzenia wspólników wymaga materia będąca przedmiotem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Oprócz tego uchwała jest konieczna w zakresie spraw dotyczących: roszczeń odszkodowawczych za szkody przy zawiązaniu spółki, sprawowaniu zarządu lub nadzoru, nabycia i zbycia nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, zbycia i wydzierżawienia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części oraz ustanowienia na nich ograniczonego prawa rzeczowego, zwrotu dopłat.

Jeśli umowa spółki nie zawiera odrębnego postanowienia to uchwały zgromadzenia wspólników wymagają umowy zawierane ze spółką, gdy ich wartość przekracza dwukrotność kapitału zakładowego.

Zwołanie zgromadzenia wspólników czy też bez formalnego zwołania?

Niektóre umowy spółek zawierają postanowienia stanowiące, że zgromadzenie wspólników musi odbywać się zawsze na podstawie zwołania. Przepisy kodeksu spółek handlowych dopuszczają możliwość, żeby zgromadzenie wspólników odbyło się bez formalnego zwołania, jeśli będzie na nim obecny cały kapitał zakładowy i nikt nie zgłosi sprzeciwu co do odbycia zgromadzenia lub porządku obrad (art. 240 k.s.h.).

Zwyczajne zgromadzenie wspólników

Co roku należy przeprowadzić zwyczajne zgromadzenie wspólników. Przygotowanie do niego wymaga dokładnej analizy umowy spółki, czy nie zostały w niej zawarte postanowienia nakładające szczególne wymogi co do jego przebiegu.

Jak zwołać zgromadzenie wspólników?

Zgromadzenie wspólników co do zasady zwołuje zarząd za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.

Zgromadzenie powinno odbyć się w siedzibie spółki, jeśli umowa spółki nie zawiera odmiennych postanowień w tym zakresie.

Warto także zapoznać się z możliwością odbycia zgromadzenia bez formalnego zwoływania, na podstawie art. 240 k.s.h.

Ustalenie kto powinien być obecny

Przygotowując zgromadzenie wspólników należy określić kto jest udziałowcem spółki. W pierwszej kolejności informacje takie można pozyskać z odpisu z KRS. Jednak nie gwarantuje to ich aktualności. Może zdarzyć, że sprzedano udziały a nabywca nie został jeszcze ujawniony. Występują również sytuacje skutkujące nieważnością umowy sprzedaży udziałów np. wada oświadczenia woli, niezachowanie odpowiedniej formy itp. W przypadku śmierci wspólnika konieczne jest odwołanie się do przepisów prawa spadkowego. Umowy sprzedaży udziałów często uzależniają skutek w postaci przejścia praw z udziałów od spełnienia określonych warunków, których dopuszczalność i realizację należy zbadać. Wobec tego, w pewnych sytuacjach określenie kręgu wspólników nie zawsze jest takie oczywiste jakby mogło wydawać się na pierwszy rzut.

Pełnomocnik na zgromadzeniu wspólników

Wspólnicy mogą być reprezentowani na zgromadzeniu przez pełnomocnika. W takiej sytuacji należy zbadać formę pełnomocnictwa i jego treść. Niefortunne sformułowanie dokumentu pełnomocnictwa może prowadzić do tego, że pełnomocnik nie jest umocowany do głosowania nad uchwałami lub w zakresie niektórych uchwał. Występują również pewne kategorie osób, które nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników np. członkowie zarządu.

Problemów może dostarczyć sytuacja, gdy stawi się pełnomocnik dysponujący formalnie nieodwołalnym pełnomocnictwem, natomiast wspólnik stwierdzi, że zostało ono odwołane. W przedmiotowej sytuacji będzie konieczność badania czy mogło zostać udzielone pełnomocnictwo nieodwołalne tzn. czy jest uzasadnione treścią stosunku prawnego, będącego podstawą pełnomocnictwa. 

Zasady głosowania

Po ustaleniu tego, którzy wspólnicy są obecni na zgromadzeniu wspólników lub reprezentowani należy sprawdzić jaką liczbą głosów dysponuje dany wspólników. Zapisy umowy mogą przewidywać uprzywilejowanie w tym zakresie- maksymalnie do 3 głosów na jeden udział.

Pewne kategorie spraw powinny być głosowane w sposób tajny np. w sprawach osobowych, przy wyborach organów itp.

Warto pamiętać, że w przypadku niektórych kategorii spraw określeni wspólnicy nie powinny wykonywać prawa głosu np. w zakresie dotyczącym swojej odpowiedzialności wobec spółki.

Ograniczenia prawa głosu mogą wynikać także ze stosunku pomiędzy spółką dominującą a zależną. Zagadnienie to zostało uregulowane w treści przepisu art. 6 kodeksu spółek handlowych.

Pamiętajmy, że przed podjęciem danej uchwały należy określić jakiej większości głosów taka uchwała będzie wymagać.

Kwestia kadencji członków zarządu

Przeprowadzając zgromadzenie wspólników warto pamiętać, o tym, że niektóre uchwały mogą spowodować zakończenie kadencji zarządu (np. w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego). Wtedy trzeba powołać nowy zarząd lub postanowić, że obecni członkowie będą sprawowali swoją funkcję przez kolejną kadencję. Jest to bardzo ważna okoliczność, gdyż zaniechania w tym zakresie mogą doprowadzić do tego, że spółka po zgromadzeniu wspólników nie posiada zarządu.

Kwestia kadencji nie jest taka oczywista, jakby się to mogło wydawać, zwłaszcza, gdy trwa ona dłużej niż rok, przepisy kodeksu spółek handlowych stanowią, że w takiej sytuacji  mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia przez niego funkcji, jeśli umowa spółki nie zawiera innych postanowień w tym zakresie. Wątpliwości dostarcza tutaj problem jak definiować "ostatni pełny rok obrotowy"

Zdalne zgromadzenie wspólników

Przepisy ustawy dopuszczają możliwość zdalnego udziału w zgromadzeniu wspólników, gdy zostały spełnione określone warunki np. umowa spółki tego nie zabrania, sporządzono odpowiedni regulamin.

Wzór regulaminu udziału w zgromadzeniu wspólników

Wzór protokołu zgromadzenia wspólników

Przeprowadzenie zgromadzenia wspólników wymaga pewnej wiedzy prawnej (nawet, gdy odbywa się ono bez formalnego zwołania). W związku z powyższym stosowanie wzorów protokół zgromadzenia wspólników przez osoby, które tej wiedzy nie mają, stwarza pewne ryzyka dla spółki i jej wspólników. Często wzory te zawierają błędy np. nie są wyłączeni od głosowania wspólnicy, którym ustawa zabrania wykonywania prawa głosu w danej materii, przeznaczenie zysku do wypłaty w formie dywidendy w sytuacji, gdy zgodnie z ustawą powinien być rozdysponowany w inny sposób,  sformułowanie, że zgromadzenie zostało prawidłowo zwołane przez zarząd i odbywa się na podstawie art. 240 k.s.h. itp.

W spółkach zdarza się, że pomiędzy wspólnikami wystąpi konflikt. W takiej sytuacji, jedna ze stron może próbować wyciągać wszelkie możliwe błędy w zakresie aspektów formalnych, aby tylko zaszkodzić spółce lub pozostałym wspólnikom.

Niezachowanie wymogów prawa może być bolesne w sytuacji sprzedaży spółki. Potencjalny nabywca często przeprowadza jej audyt prawny. Jeśli on wykaże masę błędów, to wiarygodność zbywcy spada i może skutecznie zniechęcić kupującego do tego, aby przystąpił do transakcji lub zapłacił określoną cenę.

Najlepiej, gdy protokół przygotowuje adwokat lub radca prawny, ponieważ te osoby posiadają nie tylko odpowiednią wiedzę prawną, lecz także ubezpieczenie OC na wypadek błędu. Ubezpieczenie OC biur rachunkowych nie zabezpiecza pomyłek w przypadku błędów prawnych tj. uchwał zgromadzenia wspólników, protokołów z niego itp.